ARCHIVO HISTÓRICO

Archivo Histórico de la Administración y Gestión Institucional

El Archivo Histórico de la Administración y Gestión Institucional de la Escuela Normal de Licenciatura en Educación Primaria “Lic. Manuel Larraínzar” constituye un acervo documental que es testimonio de los distintos momentos y transformaciones que ha vivido desde su creación, a principios de la década de los sesenta del siglo XX, hasta la actualidad. Es evidencia también, del paso de las distintas generaciones de maestros que han salido de sus aulas y de todos aquellos que se han encargado de la formación, así como de los distintos procesos académicos y administrativos.

Su fondo documental representa la memoria histórica de la Escuela Normal como institución educativa y forma parte a su vez de la historia de la educación no sólo de Chiapas sino de México.

El Archivo contribuye a garantizar la buena marcha administrativa, docente e investigadora de la Escuela Normal. Además de que brinda:
a) –  Apoyo a la docencia e investigación porque posibilita la utilización de todos los recursos informativos y documentales de la institución.
b) – Permite gestionar la documentación administrativa e informativa, puesto que todo el entramado burocrático necesita ser controlado por los órganos rectores de la Escuela Normal, para   vigilar el desarrollo correcto de sus funciones, el Archivo, ayuda a controlar y organizar toda la documentación y es elemento fundamental para racionalizar la vida burocrática en sus diferentes fases.
c) – Tiene la obligación de cuidar de un patrimonio documental que forma parte del Patrimonio Histórico Mexicano. La Escuela Normal como todos los organismos públicos está obligado a la plena conservación de sus documentos.

En este sentido, el Archivo ha realizado una serie de actividades con la finalidad de que sus fondos documentales puedan ser consultados con mayor facilidad y pueda brindar en un futuro un servicio de consulta pública:
– Diagnóstico del estado del acervo documental: Se encontró que la documentación a pesar de tener un espacio destinado, había parte que se encontraba dispersa en distintas áreas. Aunque hubo intentos anteriores por organizarlo, fue muy poco el avance. Otros de los resultados de este análisis, es que se carece del mobiliario adecuado; no formaba parte del organigrama de la institución; no cuenta con un inventario general de la documentación; no existe una relación de lo perdido después de la inundación de 2009; en su mayoría los documentos se encuentran en un estado regular, debido a que tienen demasiado polvo, heces de rata s, están doblados, guardados en gavetas oxidadas, apretados por el poco espacio, sin un orden especifico, es por tanto necesario que tengan un proceso de conservación mínimo.
– Acondicionamiento y limpieza del acervo documental: Dentro del reducido espacio que ocupa el Archivo se habilitó un espacio de trabajo y se han hecho las mejoras posibles para poder trabajar con la documentación. Por ello, se retiraron muebles sobrantes; se mandaron a lavar las cortinas de las ventanas; se instalaron repisas de madera y se acomodaron en ellas todas las cajas con documentos. Se ha realizado limpieza de la documentación contenida en los archiveros (gaveta por gaveta y expediente por expediente). Se ha acomodado la información de forma cronológica y alfabéticamente, dando prioridad a la información utilizada por Servicios Escolares, preferentemente Expedientes de Alumnos que es la mayor información utilizada por la Escuela Normal.
– Base de datos: A la par de las actividades de limpieza de los Expediente de Alumnos se ha creado una base en Excel con la finalidad de contar con una herramienta que permita una búsqueda más fácil y certera de los expedientes, permitirá a su vez tener un mayor control de la documentación, saber el número total de expedientes por generación, por grupo. Será posible cotejar con las listas de exalumnos y saber con precisión qué expedientes se perdieron en la inundación de 2009.

Estas actividades son tan sólo algunos avances en el trabajo de Archivo, queda aún mucho por hacer como la reconstrucción de la historia institucional, diseñar un mapa documental, que todo el acervo tenga un proceso de conservación, clasificar y catalogar toda la documentación entre otras labores.

Diana Ivonne Martínez Tovilla
Lic. en Historia y Archivista